Urlaub am Wasser Urlaub am Wasser

Urlaubsverwaltungssoftware

5 verschiedene Tools im Vergleich.

Betriebe verwalten Urlaube längst nicht mehr mit Papieranträgen. Digitale Lösungen verkürzen Freigabewege, schaffen Transparenz über Restkontingente und senken Fehlerquoten. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende einen schnellen Zugriff auf ihre Konten und Arbeitgeber eine solide Datenbasis für Personaleinsatz- und Lohnplanung. Der Markt bietet jedoch sehr unterschiedliche Ansätze, wenn es um Benutzerführung, Funktionsumfang und Integrationen geht. Dieser Vergleich beleuchtet fünf verbreitete Systeme.

Factorial: Intuitive Urlaubsplanung mit modularem Baukasten

Factorial positioniert sich als HR-Suite, in der die Urlaubsverwaltung nur einen, wenn auch zentralen, Baustein darstellt. Schon beim Anlegen einer Abwesenheit öffnet sich ein schlankes Formular, das in wenigen Klicks fertig ist. Mitarbeitende wählen aus einem ungewöhnlich breiten Katalog vordefinierter Abwesenheitsarten. Unternehmen können zusätzlich eigene Abwesenheitstypen selbst anlegen, falls besondere Regelungen nötig sind. Genehmigende Stellen erhalten parallel eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Software führt durchs Verfahren, blendet irrelevante Felder aus und verhindert damit unnötige Rückfragen. 

Auch bei komplexen Arbeitszeitmodellen bleibt der Überblick erhalten, da regionale Feiertage, individuelle Salden und Teilzeitquoten automatisch berücksichtigt werden. Unternehmen können je nach Tarif weitere Module wie Recruiting, Spesen oder Schichtplanung nachrüsten, ohne die gewohnte Oberfläche zu verlassen. Die durchgängige Bedienlogik sorgt dafür, dass neue Funktionen schnell produktiv werden und keine langen Schulungen nötig sind. Dank Integrationen zu Slack, DATEV oder Outlook fließen Daten nahtlos in bestehende Prozesse, was Doppelerfassungen vermeidet.

Kenjo: Maximale Anpassbarkeit fordert technisches Fingerspitzengefühl

Kenjo nähert sich dem Thema Abwesenheit aus einer stark konfigurierbaren Perspektive. Anstatt vorgefertigte Urlaubsarten bereitzustellen, definiert die Administration jeden Fallstrick selbst – vom lokalen Feiertagskalender bis zu mehrstufigen Freigaberegeln mit Wenn-Dann-Logik. Dadurch entsteht ein Werkzeugkasten, der komplexe Organisationsstrukturen präzise abbildet und Sonderfälle wie unbezahlte Auszeiten oder Sabbaticals exakt nach Unternehmensrichtlinie steuert. Doch der Freiheitsgrad hat seinen Preis; viele Optionen verstecken sich tief in Untermenüs, was besonders in der Einführungsphase Zeit bindet. Wer selten mit Regel-Editoren gearbeitet hat, investiert mehrere Anläufe, bis Freigaben wie gewünscht durchlaufen. 

Benachrichtigungen erfolgen parallel in App und per E-Mail. Welche Kanäle genutzt werden, hängt von den Workflow-Einstellungen ab, sodass Teams flexibel bleiben. Der große Funktionskatalog, zu dem Zeiterfassung, Schichtplanung und Pulsbefragungen gehören, schafft Mehrwert, kann aber auch überfrachten, wenn einzig eine schlanke Urlaubslogik gefragt ist. Kenjo überzeugt deshalb vor allem dort, wo eine HR-Abteilung mit IT-Affinität arbeitet, mehrsprachige Standorte verwaltet und ausgeklügelte Workflows aufsetzt. Kleinere Betriebe ohne dedizierte Systembetreuung empfinden die Lernkurve dagegen häufig als steil und wenden sich leichter bedienbaren Alternativen zu.

Clockodo: Zeiterfassung für Projekte, Urlaubsverwaltung nur am Rande

Clockodo bleibt seinen Wurzeln als Tracking-Tool treu und integriert die Urlaubsverwaltung eher als Begleitfunktion. Das System liefert praktische Abwesenheitsarten wie Außendienst, Mutterschutz oder Überstundenabbau gleich mit, verzichtet jedoch auf individuelle Anpassungen. Projektteams profitieren von einer präzisen Zeiterfassung, die Arbeits- und Pausenzeiten sekundengenau erfasst und rechtliche Höchstgrenzen berücksichtigt. Wer jedoch detaillierte Urlaubsstatistiken abrufen möchte, findet nur zusammengefasste Übersichten, da der Berichtsbaukasten hauptsächlich auf Projektkennzahlen ausgerichtet ist. Seit dem Update vom 8. November 2024 lassen sich Urlaubs- und Krankmeldungen auch mobil beantragen. Die Freigaben erledigen Vorgesetzte jedoch weiterhin meist in der Web-App. Diese Trennung erleichtert zwar eine klare Bedienoberfläche, verhindert aber spontane Freigaben unterwegs. 

Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Lohnsystemen funktionieren zuverlässig, doch umfassende HR-Module fehlen, sodass Personalakten, Bewerberverwaltung oder Schulungsnachweise in separaten Anwendungen liegen. Wächst der Wunsch nach höherer Individualisierung oder nach umfangreichen HR-Workflows, sind spezialisierte Anbieter mit tiefergehender Auswertungslogik besser geeignet.

TimeTac: Mächtige Auswertungen treffen auf sperrige Bedienung

TimeTac gliedert sich in drei Module, von denen die Abwesenheitsverwaltung das analytischste darstellt. Das System verknüpft persönliche, Team- und Abteilungskalender, sodass Entscheider Abwesenheitsfolgen auf Projekte oder Produktionslinien früh erkennen. Eine starke Reporting-Engine liefert nicht nur Salden, sondern auch Trendanalysen über Ausfallquoten und Urlaubskorridore, was für mittelständische Unternehmen wertvolle Planungssicherheit schafft. Gleichzeitig zeigt die Benutzeroberfläche ein altbackenes Design, das Neulinge mit verschachtelten Menüs konfrontiert. Viele Einstellungen für Abwesenheitsarten, Genehmigungsketten oder Feiertage lassen sich zwar theoretisch anpassen, praktisch gelingt dies jedoch oft erst nach Rücksprache mit dem Support, weil Eingabemasken unklar beschriftet sind. 

Die mobile App punktet mit einer klaren Übersicht aktueller Urlaubsstände, erfordert für Konfigurationsänderungen aber den Wechsel in die Desktop-Variante. Wer valide Auswertungen schätzt und in der IT-Abteilung Kapazitäten zum Feintuning hat, erhält mit TimeTac ein praktisches Werkzeug. Für Teams, die eine moderne Oberfläche bevorzugen und weniger Zeit in Administrationsaufgaben investieren wollen, entsteht schnell Frust über träges Navigieren und inkonsistente Gestaltung.

Papershift: Starke Schichtlogik, überladene Feiertafel fürs klassische Büro

Papershift richtet sein gesamtes Konzept auf Betriebe mit ausgeprägter Schichtrotation aus. Ein farblich codierter Dienstplan zeigt sofort Unter- oder Überbesetzungen und verbindet Schicht- und Urlaubsplanung in einer Ansicht. Beantragt eine Pflegekraft einen Tag frei, schlägt das System automatisch Kollegen als Vertretung vor und passt den Plan per Drag-and-Drop an. Arbeitgeber erhalten einen vollständigen Audit-Trail, der spätere Prüfungen unterstützt. Dieser Fokus zahlt sich aus, wenn Arbeitsabläufe in Filialen, Gastronomie oder Pflege vom Schichteinsatz abhängen. In klassischen Büroumgebungen wirkt derselbe Funktionsumfang jedoch schnell überbordend, weil Regeln zu Mindestbesetzung oder Zuschlagsabrechnung in Meetingsituationen selten greifen. Teams stoßen dann auf Menüpunkte, die für ihre Prozesse irrelevant bleiben, während andere dringend benötigte Funktionalitäten wie ein schlanker Freigabe-Workflow hinter Schichteinstellungen verborgen liegen.

Zwar erlaubt die mobile App das Tauschen von Diensten und den Urlaubsantrag mit wenigen Klicks, dennoch erfordert die Grundkonfiguration detailliertes Wissen über tarifliche Vorgaben, Pausenzeiten und Lohnzuschläge. Wer diese Parameter nicht nutzen muss, verbringt unnötige Zeit mit der Deaktivierung von Automatismen.