Buchhaltung für Expats in Deutschland: einfach & auf Englisch

Marta kommt aus Barcelona und arbeitet seit einem halben Jahr als freiberufliche Webdesignerin in Berlin. Ihr erstes Projekt ist abgeschlossen, der Kunde ist zufrieden, und jetzt steht die Rechnung an. Klingt einfach. Ist es aber nicht.

Was muss alles auf eine deutsche Rechnung? Braucht sie eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-ID? Wie nummeriert man Rechnungen fortlaufend? Und was bedeutet eigentlich "Leistungsdatum"? Marta googelt, liest sich durch Foren. Am Ende schreibt sie die Rechnung in Word, hofft, dass alles stimmt, und schickt sie ab.

Zwei Monate später: Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ein langes Formular mit Feldern, Kennzahlen und Beträgen, die sie eintragen soll. Marta versteht bei den Zeilenbeschreibungen nur Bahnhof.

Willkommen in der deutschen Selbstständigkeit.

Viele internationale Freelancer unterschätzen, wie viel Bürokratie in Deutschland auf sie zukommt. 

Eine deutsche Rechnung ist kein einfaches Dokument mit Betrag und Kontonummer. Sie muss Pflichtangaben wie Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und korrekte Umsatzsteuerangaben enthalten. Fehlt etwas, kann der Kunde keine Vorsteuer abziehen und das Finanzamt die Rechnung beanstanden. Seit 2025 kommt im B2B-Bereich auch noch die E-Rechnungspflicht hinzu. Und das ist erst der Anfang. Danach kommen:

• Belege sammeln
• Einnahmen und Ausgaben kategorisieren
• Bankbewegungen abgleichen und zuordnen
• monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung (ein Formular mit über 100 Zeilen, von denen viele nur wenige brauchen. Die Frage ist nur: Welche?)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (ein weiteres Formular mit sehr vielen Zeilen, die nicht immer ganz selbsterklärend sind)

Wer international arbeitet, hat es noch komplizierter: Je nachdem, wo der Kunde sitzt, gelten unterschiedliche Steuerregeln:

• Kunde in Deutschland: Umsatzsteuer ausweisen (19 % oder 7 %)
• Kunde in der EU (B2B): Reverse Charge, keine deutsche Umsatzsteuer, aber Hinweis und Umsatzsteuer-ID nötig
• Kunde außerhalb der EU: in der Regel keine Umsatzsteuer, aber Dokumentationspflichten

Auch hier kennt das Finanzamt keinen Spaß. Und der Kunde mit einer fehlerhaften Rechnung auch nicht.

Viele Expats stehen vor der Wahl: entweder viel Zeit investieren, um alles zu verstehen, oder einen Steuerberater für hunderte Euro im Monat beauftragen. Es geht aber auch anders.

Genau dafür wurde sevdesk entwickelt. sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich an Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen richtet. Der Fokus liegt darauf, Buchhaltung einfach zu machen, ohne dass man Steuerrecht studiert haben muss.

Das Tool lässt sich komplett auf Englisch umstellen. Also nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch die Rechnungen oder Angebote. Gleichzeitig läuft im Hintergrund die deutsche Steuerlogik.

Warum sevdesk für Expats funktioniert:

• Rechnungen erstellen mit allen Pflichtangaben, automatischer Nummerierung und korrekter Umsatzsteuer für Inland, EU-Ausland und Drittland
• Belege per App fotografieren und direkt der richtigen Kategorie zuordnen 
• Rechnungen in Fremdwährungen schreiben, umrechnen und verbuchen
• Bankkonto anbinden und Zahlungen automatisch mit Rechnungen abgleichen
• Umsatzsteuervoranmeldung automatisch generieren und direkt per ELSTER ans Finanzamt übermitteln
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorbereiten inklusive Anleitung, welche Zahl in ELSTER in welches Feld muss
• Einfach mit dem Steuerberater zusammenarbeiten und Daten per DATEV-Export teilen

Montag, 9 Uhr: Rechnung an einen Kunden in Paris

Marta startet eine neue Rechnung, wählt ihren französischen Kunden und die Leistung. 2.500 Euro für "Website Design". Sie hinterlegt die Steuerregelung EU-Ausland, und sevdesk erledigt den Rest: kein Umsatzsteuerausweis, dafür automatisch der Hinweis "Reverse Charge according to § 13b UStG", fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, alle Pflichtangaben. Marta klickt auf "Send". Dauert keine zwei Minuten.

Mittwoch, 14 Uhr: Beleg erfassen

Marta kauft eine neue externe Festplatte für 120 Euro. Sie scannt mit der App den Beleg und fertig: sevdesk liest den Betrag aus, ordnet die Vorsteuer zu, schlägt ihr die passende Buchungskategorie “Kleingeräte” vor und legt den Beleg digital ab.

Donnerstag, 16 Uhr: Zahlung abgleichen

Auf Martas Geschäftskonto ist eine Zahlung eingegangen. 2.500 Euro. Dank der Kontoanbindung erkennt sevdesk automatisch, dass die zu der Rechnung an den französischen Kunden gehört. Die Rechnung wird zugeordnet und als "Paid" markiert. Marta muss nichts tun.

Monatsende: Umsatzsteuervoranmeldung

Statt alle Einnahmen und Ausgaben zusammenzurechnen, Umsatzsteuer und Vorsteuer zu ermitteln und herauszufinden, welche Zahl in welches Feld der UStVA gehört klickt Marta in sevdesk nur noch auf "VAT Report". Die Software erstellt die Voranmeldung automatisch aus ihren Buchungen und alle Beträge sind bereits den richtigen Zeilen zugeordnet. Marta prüft einmal alles und übermittelt die UStVA direkt ans Finanzamt. Ganz ohne eigenes ELSTER-Zertifikat oder komplizierte Formulare.

Jahresende: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Auch die EÜR generiert sevdesk automatisch. Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, alles ist bereits erfasst und den richtigen Kategorien zugeordnet. Marta lädt die fertige EÜR herunter und schickt sie an ihren Steuerberater. Oder sie überträgt die Zahlen selbst zu ELSTER. Die Zeilennummern stehen bei jedem Betrag dabei. 

Das brauchst du auch? Dann teste sevdesk 14 Tage kostenlos und schau dir an, wie einfach Buchhaltung auf Englisch in Deutschland funktioniert.

Buchhaltung erledigt. Doch was ist mit Banking? Gehört ja auch dazu. Wer sevdesk mit Kontist kombiniert, verbindet beides in einem digitalen Workflow. Komplett auf Englisch und ohne manuelle Zwischenschritte: 

Zahlungen, die auf dem Kontist-Konto eingehen, werden automatisch mit den Rechnungen in sevdesk abgeglichen, Ausgaben direkt den richtigen Kategorien zugeordnet. Dazu berechnet Kontist deine Steuerrücklagen, sodass du weißt, was nach Steuern wirklich übrig bleibt. Kein manueller Abgleich, kein Springen zwischen Tools.

Perfekt für Expats, die ihre Zeit lieber in ihr Business stecken wollen.

Wer als internationaler Freelancer in Deutschland arbeitet, steht vor Herausforderungen, die weit über die Sprache hinausgehen. Rechnungen schreiben, Steuern berechnen, Fristen einhalten. Das alles kostet Zeit und Nerven, wenn man nicht die richtigen Werkzeuge hat.

sevdesk zeigt, dass es auch anders geht: klar, automatisiert und auf Englisch. In Kombination mit Kontist entsteht ein komplett digitaler Workflow, der Buchhaltung und Banking verbindet und Selbstständigen das gibt, was sie am meisten brauchen: Zeit für ihre eigentliche Arbeit.

Wenn du wie Marta ohne Fehler deine erste Rechnung schreiben willst, teste sevdesk 14 Tage kostenlos und überzeuge dich, dass deutsche Buchhaltung auf Englisch kein Pain sein muss. Ganz ohne Kreditkarte.